Оптимизация бизнеса - это модернизация алгоритма действий, направленная на достижение целей компании. Для того чтобы организация работала эффективно и соответствовала условиям современного бизнеса, необходимо выбрать лучший вариант обновленного пути, которым в дальнейшем пойдет компания.

Для чего нужна оптимизация бизнеса

Бизнес-процессы – это повторяющиеся, взаимосвязанные действия, выполняемые для достижения компанией определенных результатов.

Какую цель преследует организация, решившая провести оптимизацию бизнес-процессов?

• увеличить рентабельность бизнеса;
• повысить управляемость бизнеса;
• добиться точного прогнозирования и повысить качество процессов планирования;
• повысить ценность компании в глазах потребителей;
• улучшить взаимоотношения сотрудников различных отделов компании;
• оптимально распределить все ресурсы предприятия и сократить расходы;
• повысить качество выполняемой сотрудниками работы;
• улучшить качество адаптации вновь пришедших на работу сотрудников;
• определить и закрепить за каждым из сотрудников компании зону ответственности.

Оптимизация бизнеса - это довольно длительная процедура, имеющая успех только в случае стабильной, беспрерывно проводимой работы в данном направлении. Фундаментом оптимизации бизнеса будет являться уже действующая система ведения бизнес-процессов, но требующая внесения дополнений, т. е. усовершенствований исходных данных. Именно в этом и состоит отличие оптимизации бизнес-процессов организации от реинжиниринга, где бизнес-деятельность начинают создавать с нуля.

Оптимизация бизнеса является менее рискованным мероприятием по сравнению с радикальными изменениями, происходящими во время реинжиниринга.

Основная задача оптимизации бизнеса - усовершенствовать действующие процессы на предприятии, ликвидировать всевозможные отклонения и неточности, повысить результативность введенных в работу принципов и бизнес-процессов, а также наладить между ними взаимосвязь.

Тем не менее в некоторых крупных предприятиях вводят оптимизацию бизнеса, и она со временем приобретает колоссальные размеры, чем напоминает реинжиниринг. Такое переходное состояние уместнее называть либо «глобальная оптимизация», либо «частичный реинжиниринг».

• Оптимизация компании: максимум прибыли при минимуме усилий

Оптимизация бизнеса является одним из способов управления бизнес-процессами как в небольших, так и в крупных компаниях. Для того чтобы правильно провести процедуру, необходимо соблюдать определенные принципы , обеспечивающие наибольшую результативность применяемых действий, понятных любому из участников процесса:

• важно соблюдать направление движения оптимизации бизнеса: от частного к общему, снизу вверх;
• оптимизации подлежит только существующая бизнес-деятельность, являющаяся последовательной и прозрачной. Если вы не можете определить и описать бизнес-процессы компании, то нужно их создавать заново, т. к. отсутствует объект оптимизации;
• учитывая все последствия оптимизации бизнеса, особое внимание обратите на то, как это отражается на конечном исполнителе, оцените сложность и объем выполняемой им работы;
• оптимизация конкретного бизнес-процесса не должна приводить к дисбалансу другого. Тщательно выбирайте пути оптимизации бизнеса и анализируйте их вероятные последствия.

Оптимизация бизнеса - это кропотливый и продолжительный труд, при правильном подходе к которому можно оправдать издержки предприятия, связанные с ее введением.

Главная задача оптимизации - увеличить результативность бизнеса за счет устранения диссонанса между целями, миссией, а также внутренними и внешними обстоятельствами компании.

Вводя процедуру оптимизации бизнеса на предприятии, можно достичь следующих целей :

1. Прийти к полному взаимодействию между всеми отделами предприятия.
2. Повысить качество производимых товаров, работ, услуг.
3. Оптимизировать такие виды деятельности, как скорость поставки, быстрота обслуживания и т. п.
4. Ликвидировать недостатки, выявленные в изначально проводимой бизнес-деятельности.
5. Уменьшить затраты предприятия.
6. Достичь запланированных показателей.

Но мы дополнительно выделим еще одну цель, являющуюся широкомасштабной, но достижимой далеко не всеми организациями. Она заключается в создании инновационного, ранее неизвестного подхода к оптимизации бизнеса, наиболее подходящего именно для вашей компании.

Компания, целью которой является рост и развитие, должна постоянно заниматься оптимизацией бизнеса. Ликвидируя определенные производственные проблемы, можно столкнуться с иными сложностями. Это бизнес, а в нем не бывает все ровно и гладко, поэтому так важно непрерывно проводить работу по оптимизации бизнес-процессов. В противном случае ваше предприятие не будет развиваться.

Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали.

Какие системы затрагивает оптимизация бизнеса

Чем учет отличается от системы учета? Существованием синергетического эффекта, т. е. тем, оказывают ли они помощь друг другу своими отдельными частями или препятствуют.

На основании вышесказанного, компании выгодно улучшать системы процессов , такие как:

• оптимизация системы учета;
• оптимизация системы контроля (по выполнению плана, по безопасности, по информации и др.);
• оптимизация системы мотивации;
• оптимизация движения информации;
• оптимизация системы управления качеством.

Мнение эксперта

Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов

Олег Меркулов,

руководитель компании «Росгосстрах-Столица», Москва

Я считаю, что особенно в оптимизации бизнеса нуждаются предприятия со множеством филиалов, обслуживающие большое количество клиентов, а именно: банки, страховые компании, сервисные организации, розничные сети, отраслевые дистрибьюторы. Для них крайне важно не снизить качество обслуживания, несмотря на открытие новых филиалов и на увеличение объема продаж. Но далеко не всем компаниям удается этого добиться. Приведу пример из жизни. Как часто с нами происходит разочарование в том или ином магазине, ресторане, кафе? В какой-то момент в этих заведениях мы замечаем ухудшение качества товаров, работ, услуг и, как следствие, перестаем туда ходить. И дело не столько в снижении уровня сервиса, причина кроется в том, что при развитии и росте компании происходит увеличение числа бизнес-процессов, отчего невозможно понять, от кого конкретно в организации зависит принятие того или иного решения. В итоге, клиент, не удовлетворенный вашей компанией, уйдет к конкуренту.

Проблемы неизбежны, если постоянно не устранять избыточные процессы и излишние элементы контроля. Т. е. оптимизация бизнеса – это не кратковременный проект, им нужно заниматься непрерывно.

Мнение эксперта

Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы

Александр Иванов,

исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург

Необходимо регламентировать и оптимизировать многократно повторяющиеся бизнес-процессы, но не нужно делать этого для одноразовых проектов.

Я не рекомендую описывать бизнес-процессы недавно созданным, стремительно развивающимся предприятиям. Регламентировать бизнес-процессы в компании нужно тогда, когда она переходит к стабильному постоянному менеджменту. Только в этом случае регламентация поможет компании зафиксировать действующие бизнес-процессы, опираясь на которые, предприятие будет продолжать развиваться.

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Рассмотрим методы оптимизации бизнес-процессов предприятия:

• фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений;
• разработка или модернизация различных форм документов компании;
• усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса;
• изменение требований к итоговым показателям;
• установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений.

В принципе, это четкий алгоритм действий по принятию управленческих решений на базе структурообразования условий. Они бывают стандартными, принимаемыми в процессе ведения бизнеса, например, поставка продукции по предоплате или с отсрочкой платежа и другие. Далее необходимо определить первоначальные данные: размер долга, период сотрудничества и т.п. Затем следует установить порядок принятия решений и распределить области ответственности по итоговым показателям, например: до 50 000 рублей решения принимаются менеджером, а более 50 000 рублей – руководителем отдела. Такой подход при оптимизации бизнеса поможет освободить руководителей от текущей деятельности, которой могут заниматься его подчиненные и, как следствие, данный факт благоприятно скажется на затратах компании.

Разработка или модернизация различных форм документов компании.

Зачастую информация в бизнесе передается в нефиксированном виде, т.е. устно, вследствие чего она, как правило, утрачивается или искажается при передаче данных. Работникам приходится затрачивать больше времени на их восстановление. Чтобы не терять информацию, нужно ее зафиксировать в определенной форме. Это необходимо как для структурообразования сведений, так и для формирования планов по выполнению бизнес-процессов, а также последующего учета. В формах документов компании лучше использовать различные классификаторы сведений с целью упрощения обработки информации, в т. ч. и компьютеризированной.

Усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса.

Важно ликвидировать из бизнес-процесса процедуры, не прибавляющие ценности итоговым показателям компании. При оптимизации бизнеса исключите лишние действия, ненужные элементы контроля и т.п. Так, например, нет смысла согласовывать типовой договор компании с юридическим отделом, т. к. они его и разрабатывали с учетом норм действующего законодательства. Нетрадиционные сценарии бизнес-процессов следует воспринимать как проекты.

Изменение требований к итоговым показателям.

Требования к итоговым показателям необходимо детализировать и разложить на измеримые компоненты. Если руководитель настаивает на качественном выполнении работы со стороны своих сотрудников, то ему следует указать пределы качества, например, размер выпускаемой детали должен быть не более и не менее конкретных показателей, период на обслуживание клиента не должен превышать конкретное время и т. п. То есть при введении оптимизации бизнеса в компании должны быть зафиксированы и при этом доведены до исполнителя нормы, которые касаются итогов проведения определенных процедур.

Установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Нужно определить, кто является ответственным за ту или иную процедуру. Необходимо закрепить все обязанности сотрудников в локально-нормативных актах компании, таких как должностные инструкции работников, положения об отделах предприятия и т. п. Закрепленные в документах компании нормы ответственности имеют совсем другое значение для подчиненных, чем устные указания руководства.

• Материальная ответственность работника: как сохранить имущество компании

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов

1. Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

При оптимизации бизнеса нужно корректно описать ИКР. Кажется, что сформировать его при создании бизнес-процессов довольно просто. Искать же ИКР в рамках бизнес-процесса неправильно.

Пример:

Московская фирма занимается производством товаров, используемых клиентами России и СНГ. Отдел логистики данной компании поставляет своим заказчикам продукцию за счет собственного автотранспорта. В последнее время затраты на содержание этого отдела возросли. Поставка товара заказчикам посредством своего транспорта стала проблемой для компании. Ошибочный метод установления ИКР выглядит так: «Уменьшить расходы на доставку продукции компании собственным транспортом на 10%».

Но инициатор оптимизации бизнеса перекрывает для себя всевозможные ресурсы сложившейся ситуации. Лучше, если метод установления ИКР будет сформулирован так: «Принять соответствующие меры по доставке продукции, чтобы она не превышала определенного количества рублей на заданное расстояние».

Как использовать прием?

Создать ИКР, которого можно достичь за счет реализации бизнес-процесса и иными доступными методами.

1. Исключение лишних шагов из процесса .

Для реализации этого способа оптимизации бизнеса нужно внимательно проанализировать каждый этап процесса и рассмотреть возможность исключения или объединения некоторых из них.

Пример:

При приеме на должность менеджера по продажам в компанию «Техносила» соискатель обязан был пройти определенные этапы:

• Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (оно ведется по телефону).
• Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (лично в офисе компании).
• Прохождение собеседования с руководителем торговой точки.
• Подготовка и доставка пакета документов для приема на работу в офис компании.

Приступить к работе менеджера по продажам в определенный магазин возможно, только если соискатель пройдет все вышеперечисленные этапы.

Менеджер по подбору персонала не должен допустить, чтобы к директору магазина попали случайные люди, не подходящие ни по возрасту, ни по образованию, ни по опыту работы и т. д. Он фильтрует соискателей на должность менеджера по продажам, а директор магазина принимает окончательное решение о принятии на работу того или иного претендента. После проведения анализа всех четырех этапов приема на работу менеджера по продажам было принято решение упразднить 2-ой и 4-ый этапы в связи с тем, что отсеять лишних кандидатов возможно уже на этапе телефонного собеседования, а оформление на работу производить непосредственно в магазине, в который принимается будущий сотрудник.

Как использовать прием?

• Имеются ли повторяющиеся этапы, которые можно исключить из процесса или объединить его с другим этапом?
• Необходимы ли все этапы процесса, чтобы достичь его основной цели? Возможно ли обойтись без некоторых из них?

1. Изменение последовательности этапов исполнения процесса.

Пример:

Алгоритм действий выдачи кредита в одном из банков происходит следующим образом: менеджер банка оформляет все документы, тем самым выполняя около 90 % работы, а затем делает запрос в службу безопасности. В результате, если служба безопасности отказывает в выдаче кредита, то 90 % данной работы оказываются проделанными впустую, а это временные затраты сотрудников банка, амортизация оргтехники, расход материалов на подготовку и распечатку документации, а также упущенная выгода. В любой отрасли бизнеса есть определенные риски, но цель руководителя – минимизировать их. В рассматриваемом примере при введении процедуры оптимизации бизнеса необходимо поменять местами этап оформления кредита с этапом проверки службой безопасности, что позволит существенно сократить количество операций исполнения процесса.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

• Какие этапы процесса считаются самыми важными для того, чтобы успешно его завершить?
• Есть ли возможность сместить важные этапы в начало процесса?

1. Дробление операций

Считается, что при более усовершенствованных процессах к квалификации работников предъявляется меньше требований. Если грамотно использовать этот метод оптимизации бизнеса и раздробить все бизнес-процессы, то это, несомненно, приведет к упрощению бизнес-деятельности в целом. Такой способ распространен еще с древних времен.

Пример:

Англия, 17 век. Один из ремесленников производил булавки в собственной мастерской. Им были наняты подмастерья, ведущие процесс изготовления булавок от начала до конца. В определенный кризисный период ремесленник не смог оплачивать труд своих помощников, он был вынужден прекратить с ними сотрудничество и принял решение разбить процесс изготовления булавок на определенные операции, которые мог производить любой, даже необразованный человек. Ремесленник набрал на улице мальчиков 15-ти лет в качестве работников мастерской. Он смог сократить расходы на оплату труда и при этом увеличить производство булавок в 200 раз. Когда ремесленник использовал труд квалифицированных работников, мастерская производила примерно 80 булавок за рабочий день, а после разделения на мелкие операции и при использовании неквалифицированной рабочей силы производство булавок достигло 48 000 штук за тот же период.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

• Какие этапы процесса нуждаются в высокой квалификации производителя?
• Возможно ли разделить производственный процесс на мелкие операции с целью снижения требований к работнику?

1. Вынесение операций за рамки основного процесса

Зачастую в сверхсложных бизнес-процессах, переполненных операциями, один работник выполняет сразу все действия, чем затягивает процесс и ведет к снижению его качества. Универсальные работники встречаются нечасто. Например, работник собственной автомастерской на окраине города может самостоятельно починить хоть карбюратор, хоть двигатель, но в условиях профессионально оборудованной автомастерской такой вариант вряд ли возможен.

Пример:

Менеджеры по продажам компании «Столплит», занимающейся реализацией мебели, самостоятельно оформляли кредиты. Из-за такой загруженности продавцов возникло множество проблем, таких как:

• затягивание процесса оформления кредита из-за неспособности продавцов быть профессионалами и в продажах, и в оформлении документов;
• спад уровня продаж по причине временных трат на оформление кредитов;
• ошибки в оформлении документов и, как следствие, снижение количества выданных кредитов.

В данном примере четко видно, что обязанность продавцов оформлять документы на кредит затягивает процедуру продаж в розницу, несмотря на то, что изначально кредитная линия создавалась с целью их увеличения. Несомненно, продажа мебели в кредит является плюсом для магазина, но только не за счет снижения качества обслуживания клиентов продавцами торговой точки.

Руководство компании нашло простой выход из сложившейся ситуации, а именно: был создан удаленный центр по оформлению кредитных договоров (УЦОК), который сотрудничал с различными банками- компаньонами «Столплит». Единственное, что должен был осуществить продавец, предлагая клиенту кредит, – это сделать ксерокопию страниц паспорта и направить их в УЦОК, предварительно указав размер и срок кредита.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

• Какие операции занимают больше всего временных и материальных ресурсов?
• Возможно ли поручить выполнение данных операций другим работникам, не принося при этом убыток бизнес-процессу? Руководитель должен понимать, что некоторые из них могут выполнить не только его сотрудники, но и компании-аутсорсеры.

1. Объединение операций во времени и (или) пространстве

Пример:

Рыбные консервы производятся на судне, которое занимается ловлей рыбы. В месте добычи полезных ископаемых зачастую занимаются их переработкой. В приведенных примерах компании использовали такой метод оптимизации бизнеса, как объединение добычи и производства.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенный вопрос:

• Имеются ли в процессе операции, которые необходимо соединить во времени и (или) пространстве?

1. Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

Данный способ применим тогда, когда можно в полном объеме автоматизировать производственный процесс, а сотрудник необходим лишь для обслуживания специализированных машин.

Пример:

В 1880 году в США появились первые торговые автоматы, которые заменили продавцов.

В 1946 году появились первые аппараты по производству зернового кофе, заменив тем самым не только продавцов, но и барменов.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, определенный вопрос: имеются ли специализированные машины, программы, которые смогут заместить и вытеснить операции бизнес-процесса, при этом не потерять в качестве.

• Автоматизация процессов производства: основные этапы и трудности

Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов организации должно стать создание рабочей группы, которая была бы ответственна за проект, а также формирование точного плана действий. Советуем оптимизацию бизнеса проводить поэтапно, следуя плану :

• проведите диагностику бизнес-процессов предприятия;
• постарайтесь тщательно описать бизнес-процессы;
• выделите опорные точки;
• занимайтесь усовершенствованием бизнес-процессов;
• управляйте введенными изменениями.

На этапе подготовки нужно сформировать рабочую группу проекта по оптимизации бизнеса, состав которой должен зависеть от целей проекта оптимизации. Обычно в комиссию включают представителей каждого отдела компании. Крайне важно донести до сотрудников информацию о целях проекта и сформировать детальный план намечающихся работ. На стадии окончания первого этапа оптимизации бизнеса необходимо издать приказ о запуске проекта и приложить его карточку, в которой будут прописаны основные этапы, сроки, конечные итоги каждого из них, ответственные сотрудники, необходимые ресурсы.

1. Диагностика бизнес-процессов компании.

Даже на небольших предприятиях число бизнес-процессов может достигать нескольких тысяч. Вот почему основополагающая цель диагностики – выявление тех из них, которые нуждаются в оптимизации.

Нужно понимать, что важнейшие изменения менее значимых процессов не приносят существенных положительных результатов, и даже небольшой прогресс основополагающих процессов может принести заметный результат, например, сокращение расходов, как материальных, так и временных. Поэтому, проводя диагностику бизнес-процессов, так важно определить, какие являются ключевыми, а какие второстепенными.

В виде вспомогательных факторов , которые характеризуют важность процесса, возможно применять следующие критерии:

• продукция или услуга, производимая в результате выполненных бизнес-процессов, отличается немалым удельным весом в системе расходов предприятия;
• многократно повторяющийся процесс в определенный промежуток времени;
• значимость характеристик процесса, таких как расходы, сроки, ресурсы;
• для отбора основополагающих процессов можно применять оценки экспертной группы, куда входят руководители всех отделов компании.

1. Описание существующих бизнес-процессов.

Задача этого этапа – описать процессы, выбранные для оптимизации бизнеса, по принципу «как оно есть» и создать конкретные условия для единообразного понимания их всеми сотрудниками предприятия. Для этого воспользуйтесь методологиями ARIS или IDEF.

Описание бизнес-процессов важно проводить «сверху вниз». В первую очередь описывают процессы, которые происходят на высшем уровне предприятия, а затем их детализируют.

Воспользуйтесь действующим на предприятии описанием бизнес-процессов. Даже в некрупных компаниях на период запуска процедуры оптимизации существует выборочное и фрагментарное описание процессов. Например, должностные инструкции работников, положения об отделах компании, регламенты и т. п. Используя данные документы, вы сэкономите время.

Описывая процессы, опирайтесь на опыт крупнейших консалтинговых предприятий, компаний- конкурентов, ведущих аналогичную бизнес-деятельность. Вы должны назначить лиц, ответственных за выполнение каждого бизнес-процесса. Такой менеджер должен быть не только ответственен за порученный ему процесс, но и иметь возможность им управлять. Нельзя оптимизировать процессы, за которые ты не несешь ответственности.

1. Выделение опорных точек.

Для осуществления контроля над выполняемой работой до введения процедуры оптимизации бизнеса определите и измерьте опорные точки процесса (важнейшие характеристики). Как правило, в качестве опорных точек используют такие характеристики процесса, как качество и скорость его выполнения.

1. Совершенствование бизнес-процессов.

Совокупность всех действий по усовершенствованию бизнес-процессов дает право провести многосторонний анализ, найти логические ошибки и осуществить определенные мероприятия по оптимизации бизнеса.

• Поиск логических ошибок

Бизнес-процессы предприятия являются исключительными, но можно выявить самые популярные ошибки, допускаемые большинством компаний. Ликвидация их даст возможность увеличить результативность процессов.

• Формирование никому ненужной информации.

Часто компании копируют документы, но содержащуюся в них информацию нигде не используют. Решите, нужна ли она вам? Если да, то пропишите, в каком конкретно бизнес-процессе. Если нет, то поменяйте процесс так, чтобы лишняя рабочая функция была из него исключена.

• Отсутствие информации, которая нужна для исполнения процесса.

Необходимо пользоваться информационными данными в ходе выполнения процесса, но они не должны создаваться и передаваться из иных бизнес-процессов. Первое, что нужно сделать, – это определить источник данной информации. В крупных холдингах специалисты финансового отдела управляющей компании много времени тратят на связь с дочерними предприятиями для получения дополнительных сведений. От этого можно уберечься, если распоряжение о предоставлении информации будет зафиксировано в локально-нормативных документах.

• Отсутствие регламентов компании, описывающих поступление информации по бизнес-процессу.

К примеру, на предприятии действует процесс «Анализ запросов, предложений и претензий от клиентов», но сведения частично поступают менеджерам по продажам. Если в положении об отделе продаж не прописать обязанность продавцов передавать информацию в претензионный отдел, то часть данных регулярно будет теряться. Чтобы этого избежать, нужно разработать понятные регламенты, где будут четко прописаны обязанности по передаче информации.

• Применение в процессе документов, которые не имеют конкретного источника происхождения.

Например, отчет по движению дебиторской задолженности могут готовить как бухгалтерия, финансовый отдел, так и коммерческий отдел компании. Показатели отчета могут существенно отличаться друг от друга. Пользователь таких сведений о задолженности потратит массу времени на поиск недочетов и на выявление расхождений в показателях отчета. Необходимо определить всех сотрудников компании, нуждающихся в информации о дебиторской задолженности, разработать унифицированную форму отчета и жестко регламентировать принципы учета.

• Отсутствие регламента того или иного бизнес-процесса.

Разработка регламентов всех процессов компании – важнейшая задача, которую необходимо решить во время проведения оптимизации бизнеса. Отсутствие таких регламентов может привести к тому, что в процессы не будут вовремя вноситься изменения и дополнения и, как следствие, работа будет сделана впустую.

• Ошибки интерфейса.

Как входящие, так и исходящие информационные потоки поставляются в разных форматах. Например, в компании структура детализации статьи расходов и доходов не совпадает со структурой статей бухгалтерии. В такой ситуации 20% деятельности затрачивается на подготовку информации, а остальные 80% – на трансформацию полученных данных в необходимую форму. Детально опишите процессы и введите правила передачи информации – только так вы сможете решить данную проблему. Когда ошибки будут исправлены, можно непосредственно переходить к оптимизации бизнес-процессов предприятия.

1. Мероприятия по оптимизации

Проведите разработку нескольких версий оптимизации бизнеса, это поможет сделать процесс более гибким для применения того или иного варианта в зависимости от ситуации. Разработайте хотя бы 2 разновидности оптимизации процесса: сложную и более простую.

• Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса.

Усовершенствование бизнес-процессов позволит заменить сотрудников узкой квалификации на специалистов широкого профиля. Так изменения в крупнейшем банке могут привести к горизонтальному сжатию процесса.

Когда участник бизнес-процесса имеет возможность взять на себя принятие конкретных решений, тем самым сократив число этапов согласования, то совершается вертикальное сжатие процесса.

• Уменьшение числа операций контроля.

В практической деятельности зачастую происходит так, что затраты на различные проверки и управление бизнес-процессами превышают потенциальные потери, имеющие место быть при их отсутствии.

1. Управление изменениями

Основные трудности, с которыми сталкивается компания на пути оптимизации бизнеса, – протест и сопротивление внедряемым изменениям сотрудниками предприятия. Успешно провести оптимизацию бизнеса можно только при условии тесного вовлечения в процедуру всех работников компании.

Ключевой фактор , который влияет на формирование благополучной среды для совершенствования процессов, – отсутствие страха перед преобразованиями. Именно в этот момент необходимо вводить систему мотивации, которая в основном будет содержать в себе поощрения и премирования. В период оптимизации бизнеса лучше воздержаться от дисциплинарных наказаний.

Оптимизация бизнеса необходима не только для сокращения временных и денежных потерь, но и для того, чтобы упростить труд работников предприятия. Доведите до персонала компании эту идею, тогда сложностей с введением преобразований у вас не возникнет.

1. После оптимизации

После выполнения работ необходимо распланировать, организовать и постоянно проводить проверку введенных процессов. Нужен контроль за правильным выполнением работниками преобразованной бизнес-деятельности и соотнесение ее с регламентами компании.

После проведения оптимизации бизнеса можно наиболее эффективно пользоваться информационными системами, которые регламентируют процессы предприятия.

Для обеспечения поддержки преобразованным процессам необходимо формирование нового отдела компании, который стал бы отслеживать работу и заниматься дальнейшим усовершенствованием процессов, а также их аудированием.

Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

Во время проведения оптимизации бизнеса компания сталкивается со множеством трудностей. К примеру, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени . В этом случае страдает не только стиль, но и регламент описания процессов. Необходимо дополнительно разработать план характеристики и стандарты процессов, при этом нужно согласовать структурные элементы таких документов.

Зачастую проблема заключается в том, что предприятия не уделяют серьезного внимания обсуждению того, «как надо» выполнять процесс . Автоматизировать непреобразованные процессы рискованно, можно получить «автоматизированный хаос». Уже во время первого этапа оптимизации бизнеса, создавая описание действующих процессов, необходимо искать варианты их оптимизации. Такие преобразования порой приводят к тому, что приходится менять организационную систему компании.

Разрабатывая процедуру усовершенствования бизнес-процессов, необходимо, прежде всего, делать акцент на описании процессов, т.е. на регламенте. Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента , в противном случае это приведет к беспорядку. Крайне важно контролировать актуальность всех регламентов. Для преобразования любого процесса нужно прописать его на бумажном носителе, провести апробацию, а затем начинать автоматизацию.

Поспешное внедрение нового программного продукта может стать отрицательным фактором для оптимизации бизнеса, особенно если специалисты не следят должным образом за работой серверов, благодаря которым функционирует введенное программное обеспечение. Нестабильно работающие и медленные сервера, ненастроенное программное обеспечение приводят к тому, что сроки на ввод в эксплуатацию увеличиваются. Персонал компании настороженно относится к введению процедуры оптимизации бизнеса, они не хотят этих преобразований. Апробацию и настройку нового ПО можно проводить на медленно работающих серверах, но ввод в эксплуатацию преобразованного ПО требует мощно работающего сервера, функционирующего без ошибок.

Работа с персоналом – важнейшая задача при автоматизации бизнес-процессов. Чтобы провести правильную наладку деятельности после процедуры оптимизации бизнеса, необходимо сформировать компетентный центр, решающий любые проблемы и вопросы. Проведите инструктаж с каждым из сотрудников компании, чтобы они не только правильно понимали особенности выполнения процесса, но и свою роль в нем.

• Расходы на персонал: управление, планирование и оптимизация

Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании

1. ARIS Expres s – это инструмент, моделирующий процессы, он прост в установке, настройке и управлении, поэтому рекомендован как пользователям-новичкам, так и студентам высших учебных заведений.

Эта продукция родом из семейства инструментов моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems ) фирмы IDS Scheer (в современное время продукт является элементом компании Software AG ), уже несколько лет довольно широко распространенных на рынке России и снабженных русскоязычной версией техподдержки.

Семейство продукции ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), производимое фирмой IDS Scheer , состоит из инструментов, моделирующих бизнес-процессы, из методов разработки системы согласованных показателей, оценок и оптимизации ценности бизнес-процессов, инструментов, упрощающих введение ERP-систем, создание проектов приложений и ИТ-инфраструктуры, а также инструментов, контролирующих выполнение процессов. Такие крупнейшие компании-аналитики, как Gartner Group и Forrester Research причисляют фирму IDS Scheer к мировым лидерам инструментов моделирования и анализа процессов бизнес-деятельности.

1. Business Studio – это система моделирования бизнес-процессов российского производства, которая позволяет компаниям сделать проще и быстрее развитие системы управления. Данный продукт снабжен бесплатной версией и станет отличным помощником при введении процедуры оптимизации бизнеса.

Фундаментальные решаемые задачи :

• Разработка проекта усовершенствования и оптимизация процессов.
• Формализация стратегии с последующим контролем за ее достижением.
• Разработка проекта организационной структуры компании и ее штатного расписания.
• Разработка и распространение среди персонала компании различной регламентирующей документации.
• Ввод в работу системы менеджмента качества согласно стандартам ISO.
• Разработка техзаданий и поддержка ввода информационных систем.

1. AllFusion Process Modeler

Данная программа поможет компании при введении процедуры оптимизации бизнеса. Провести анализ, описание и моделирование модели данных - построитель мета-моделей данных. Она по заслугам лидирует среди аналогичных продуктов и состоит из трех методологий :

• Методология IDEF3 (моделирование потоков работ).
• Методология IDEF0 (функциональное моделирование).
• Методология DFD (моделирование потоков данных).

1. IBM WebSphere Business Modeler – программа с очень удобным интерфейсом для пользователей предназначена для моделирования и создания коллективной деятельности как производственных сотрудников, так и ИТ-специалистов.

Происходит быстрая интеграция функции моделирования, а также создания рабочих бизнес-процессов и имитации. Имитация построена на базе сведений из хранилища, отчетов о преобразованиях и оценки производительности в режиме реального времени. Провести мониторинг действующих процессов возможно через сеть Интернет, опираясь на помощь простейшего браузера.

1. ELMA – программа российского производства.

Система управления процессами базируется на очень простом замысле: создание моделей бизнес-процессов вашего предприятия построено на демонстрации наглядных диаграмм, которые нужно загрузить в программу ELMA , и она самостоятельно отследит выполнение бизнес-процессов в практической действительности компании. Данный продукт снабжен бесплатной версией и окажет хорошую помощь при введении процедуры оптимизации бизнеса.

Кроме управления ступенчатыми задачами, которые взаимовыгодно автоматизировать, существует модуль управления проектами. Система контроля отчетов воссоздает наилучшие условия ведения командной деятельности. Команда может эффективно работать удаленно, что особенно ценно для имеющихся у компании филиалов.

Документооборот посредством электронных каналов связи тесно соединен с модулями системы, чем предусматривает осуществление классификации документов и их хранение. Все это ведет к экономии времени, а представление о существовании незаменимых работников сводится к нулю.

• Повышение продуктивности: 10 стратегий, которые сэкономят время

Мнение эксперта

К оптимизации следует подходить системно и поэтапно

Алла Бедненко,

директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

Если в вашей компании происходит резкий скачок роста, то ее руководитель обязательно столкнется с вопросом постепенного введения системы оптимизации бизнеса. Именно так произошло с компанией «Эконика-обувь». Заказчиком оптимизации бизнес-процессов организации стал наш генеральный директор, куратором – вице-президент корпорации «Эконика». Непосредственным руководителем проекта – директор по персоналу.

Проект состоит из определенных этапов:

• разработка модели действующих процессов;
• разработка модели оптимизированных процессов, где были бы отражены основные показатели эффективности различных отделов компании;
• разработка программы преобразований, подготовка техзадания для ввода корпоративной информационной системы;
• разработка положений автоматизации предприятия;
• непосредственная оптимизация бизнеса, т. е. усовершенствование бизнес-процессов.

Как проводится финансовая оптимизация бизнеса

На первом этапе финансовой оптимизации бизнеса, проводят анализ оптимизации работы финансового отдела компании, нужно владеть актуальной моделью процессов, которая отражала бы структуру и все операции, производимые отделом, а также материальными средствами, временем и иными необходимыми ресурсами.

Результатом второго этапа финансовой оптимизации бизнеса служит наглядный материал для проведения анализа всего происходящего на предприятии, указывающего трудные моменты в работе, всевозможные риски, расходы, связанные с повторением обязанностей и ответственности. Для формирования такой модели нужно проанализировать организационную структуру и процессы компании. На этом первоначальном этапе происходит отбор процессов, нуждающихся в преобразовании. Руководитель компании может принять решение как о преобразовании бизнес-процессов, т. е. об их оптимизации, так и об их реинжиниринге.

Оптимизация бизнеса – некрупные преобразования, которые направлены на усовершенствование уже существующих процессов. Оптимизация бизнеса является необходимой процедурой в том случае, если процессы работают и не приносят особых проблем и большого урона для компании.

Реинжиниринг бизнеса – коренные преобразования основополагающих процессов компании. Данная процедура несет за собой полный отказ от существующих бизнес-процессов с целью их замены на абсолютно новые.

Цель реинжиниринга – резко уменьшить стоимость процессов, а также временных, человеческих и материальных затрат. Как правило, при реинжиниринге происходит замена организационной структуры предприятия и выполняемых задач. Прибегать к реинжинирингу нужно тогда, когда невозможно вести деятельность согласно действующим процессам, т.к. это сопровождается денежными потерями.

После разработки рекомендаций по оптимизации/реинжинирингу действующих процессов для стандартизации новых разрабатываются определенные шаблоны решений, каждое из которых состоит из процессной и технической части. Процессная часть – это совокупность схем и элементов бизнес-процессов (ее можно реализовать в ARIS). Техническая часть – это исполнение процессной части в конкретно выбранной информационной системе.

Последующая разработка регламентирующих документов содержит в себе формирование регламентов различных процедур и процессов, положений об отделах, должностных инструкций, а также иных унифицированных документов, которыми впоследствии будут пользоваться специалисты рабочей группы при вводе в эксплуатацию информационной системы. Обязательно нужно уделить достаточное внимание качеству разработанной документации и ее доступности, т. к. ей должны пользоваться все работники предприятия. Не рекомендуется использовать в документах слишком много технических терминов и намеренно усложнять описание процессов.

Этап представления результатов проекта финансовой оптимизации бизнеса и сравнение с важнейшими целями предприятия предполагает контролирование возможности достижения плановых показателей.

Непосредственное внедрение стандартного шаблона финансовых бизнес-процессов должно предполагать определенную дату, начиная с которой компания будет вести деятельность по разработанной схеме согласно введенной системе оптимизации бизнес-процессов.

Т. е. за счет введения проекта финансовой оптимизации бизнеса на предприятии сформируется целостное учетное пространство, а риски внутреннего контроля будут абсолютно предотвращены. В итоге функции учета и отчетности станут гибкими и универсальными, а компания получит нужный ей эффект от оптимизации бизнеса.

• Управление расходами организации, или Как создать систему минимальных издержек

Оптимизация бизнеса для малых предприятий: 5 недорогих решений

1. Бесплатные CRM-системы

Если база клиентов компании увеличивается, то встает необходимость в ее автоматизации, цель которой – напоминать клиентам о товарах и услугах, а также об акциях компании. Помощниками в автоматизации базы клиентов могут выступить такие CRM-системы, как FreshOffice, «Мегаплан», AmoCRM, «Битрикс24». Эти системы помогают компании поддерживать тесные взаимоотношения с клиентами, регулировать продажи, проводить анализ статистических показателей, осуществлять удаленный контроль за загрузкой сотрудников предприятия.

Стоимость. В CRM-системы возможно загрузить безграничное число клиентов, но пользоваться системой необходимо непрерывно, в противном случае, при простое системы более 3-х месяцев ваш аккаунт будет заморожен. Есть возможность бесплатно загрузить до 7-ми пользователей в «Мегаплан» и до 5-ти в «Битрикс24». Заметим, что интерфейс «Мегаплана» выглядит более дружелюбно, чем у других систем.

1. Чат клиентской поддержки MyChat

Для общения с клиентами рекомендуем пользоваться таким недорогим решением для оптимизации бизнеса, как онлайн-чат. Для того чтобы его разработать, вовсе необязательно обращаться к профессиональным программистам. Например, MyChat (nsoft-s.com) допускает общение как через локальную сеть, так и через Интернет. Инструкцию по настройкам вы сможете найти на сайте. Через MyChat можно посылать уведомления всем пользователям. Программа предполагает разделение пользователей на клиентов и сотрудников компании.

Стоимость. Тариф Business, включающий 100 подключений, – примерно 21 000 рублей в год. Отметим, что, совершая всего 8 сделок купли-продажи в месяц, компания за 1-2 месяца окупит эти расходы. Для некрупных фирм существует бесплатная версия MyChat (до 20 пользователей в чате).

1. Обратные звонки клиентам Callbackhunter или CallBaska

Через Callbackhunter или CallBaska посетитель сайта компании может заказать звонок, чтобы получить ответ на интересующие его вопросы. С помощью данных сервисов организация получает сведения о клиенте, его контактные данные, а также может оценить эффективность деятельности администратора сайта. Администратор должен перезвонить клиенту, оставившему свои контакты, в течение 1-2 минут с момента получения заявки на звонок.

Стоимость. Тариф Light в CallBaska – 790 рублей в месяц. В него включено неограниченное количество звонков по оставленным заявкам, но с ограничением времени (50 минут общего разговора в месяц).

1. Дистанционная оплата ECommPay

Для того чтобы показать авторитетность компании своим клиентам, создайте для них возможность оплачивать услуги непосредственно через сайт. С помощью ECommPay.com настройте систему интернет-эквайринга. Данный сервис интегрирован с различными платежными системами (включая мобильные), банковскими картами, электронными кошельками, а также надежно защищен от риска спорных и несанкционированных платежей. Несомненный плюс – внесение клиентом предоплаты за товар, услугу.

Стоимость. 1,8-3,5 % с любой транзакции. Если клиент оплачивает услугу в полном объеме, рассмотрите возможность сделать ему скидку, учитывая сэкономленные денежные средства на указанные проценты с платежа.

1. Делегирование работ одной кнопкой

Если вам периодически необходимы финансовые и юридические консультации, воспользуйтесь сервисом «Кнопка» (knopka.com). Он поможет в юридическом сопровождении бизнеса и обеспечит безопасность взаимоотношений с контрагентами. Сервис решит вопросы взаимодействий с банками, сможет предложить альтернативы оптимизации бюджета компании. Также с помощью сервиса можно решить такие вопросы, как организация переговоров с партнерами по бизнесу, поиск специалистов, бронирование билетов на самолет и т.д. Сервис «Кнопка» поможет грамотно подойти к оптимизации бизнеса вашей компании.

Стоимость. Тариф с максимальным числом услуг – 24 000 рублей в месяц, 288 000 рублей в год. Но выгодны ли компании расходы на данный сервис? Нанятый приходящий бухгалтер обойдется компании в 10 000 рублей, юрисконсульт – 20 000 рублей, бизнес-ассистент – 40 000 рублей. Итого, включая налоги – 100 000 рублей в месяц. Сумма превышает в 5 раз ежемесячный тариф сервиса «Кнопка». Ведение бизнеса без бухгалтерских и юридических услуг чревато всевозможными штрафными санкциями и значительными издержками.

• Штрафы ФАС за нарушение закона о рекламе и способы их избежать

Информация об экспертах

Олег Меркулов , генеральный директор компании «Росгосстрах-Столица», Москва. Организация входит в систему «Росгосстрах» и в пятерку крупных страховщиков Московского региона. В Москве работают порядка 30 страховых агентств, офисов продаж и 100 мини- и мобильных офисов, в Подмосковье – 68 филиалов. Клиентами являются: фармацевтические компании KRKA и «Байер», авиакомпания «Ист Лайн», аэропорт «Домодедово», АКБ «Русь-банк», ФК «Русь-Капитал», ООО «Эрманн», Посольство США в РФ, «Моссельпром», ТТЦ «Останкино», Фондовая биржа РТС, радиостанция «Серебряный дождь», большинство хлебозаводов Московской области и др. Всего компания насчитывает более 10 000 клиентов.

Александр Иванов , исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург. Северо-Западная нерудная компания - целый комплекс предприятий строительной индустрии, которые объединены в три отрасли: строительную, нерудную и бетонную. Ведут деятельность в Северо-Западном, Центральном, Приволжском федеральных округах. Головные предприятия располагаются в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде. СЗНК и «СЗНК-Бетон» лидируют в производстве и поставке нерудных материалов, таких как щебень, песок и т. д., а также товарных бетонов и растворов на Северо-Западе РФ.

Алла Бедненко , директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва. «Эконика-обувь» является одним из лидеров по производству модной обуви на рынке России, оператором розничной сети в РФ. В России, Украине, Казахстане открыто более 100 фирменных магазинов обуви «Эконика».

«Компания номер один» или идеальная компания Если компания является частью сообщества, страны, если компания имеет высокие этические стандарты, финансовую мощь, привлекательные места, прогрессивные условия работы в долгосрочной перспективе — это будет мой идеал компании А также, если компания имеет гибкие условия работы, ясный путь продвижения, конкурентоспособное вознаграждение, международные возможности для карьерного роста и карьеры следуют надежной финансовой базы с полной занятостью является самым важным для меня. Чтобы быть идеальной компанией, она должна иметь четкое видение миссии и идеи для управления компанией, чтобы выкроить свое место в этом большом мире.

Есть множество преимуществ хорошей корпоративной культуры. Некоторые из этих преимуществ включают производительность, моральный дух и мотивацию у сотрудников, повышение взаимодействия и сотрудничества, текучести кадров и прибылей компаний. Компании должны работать для достижения «хорошей» корпоративной культуры, но и как потенциального сотрудника можно подобрать по культуре довольно быстро во время интервью. Задайте себе следующие вопросы, чтобы помочь определить, культура компании:

• Буду ли я принимать участие в решениях, которые касаются меня?
• У сотрудников компании сосредоточиться на получении работы, а не политика?
• Буду ли я нести персональную ответственность за свою работу?
• Буду ли я с нетерпением ждем прихода на работу в этой компании?

Если вы можете ответить «да» на эти вопросы, вы можете быть абсолютно уверен в пари, то это компания — близка к идеалу. Что для этого нужно сделать?

Улучшение организационной культуры

Обучение Ваших сотрудников в правильном направлении является важным шагом на пути повышения культуры работы организации. Когда ваши сотрудники знают, как делать вещи правильно и то, что компания ожидает от них, конфликты и ошибки могут быть значительно снижены.

Обсуждайте с членами команды вопросы, относящиеся к текущей культуре организации. Внесите изменения, которые вы найдете оправданными. Поддерживайте здоровое общение с командой. Расскажите команде о руководстве организации и стратегии, принятые для создания более привлекательной культуры в компании. Конфликты являются неотъемлемой частью любой организации, и имеют прямое отношение к здоровью своей культуры. Поэтому, когда возникают конфликты, руководство должно решить их быстро и дружно.

Создание объективной, прозрачной и справедливой системы разрешения конфликтов.

Позитивная культура компании может делать чудеса для вашего бизнеса, превращая обычных сотрудников в супер работников, которые идут дальше и выше Ваших конкурентов.

Обеспечивайте легкий доступ к информации

Разрешите сотрудникам быстрый доступ к информации, чтобы они могли принять самостоятельное решение, владея нужной информацией. Отсутствие этого может привести к потере возможностей и доходов.

Повышение вовлечения сотрудников

Без частых взаимодействий между сотрудниками, упускаются хорошие идеи и возможности. Результат: ценные рабочие, разочарованные своей незначимостью, что в результате плохого сотрудничества, может вызвать в уныние. И все-таки, как же развивать вовлеченность сотрудников, когда многие работают удаленно? IP-сеть с интегрированной передачей голоса, видео и беспроводная связь обеспечивают интерактивную веб-видеоконференции, IP-телефония, и другие инструменты, которые способствуют сотрудничеству.

Улучшите качество обслуживания клиентов Вашей компании

В жесткой экономической ситуации, улучшение обслуживания клиентов может быть ключом к выживанию. Репутация компании зависит от качества обслуживания клиентов. Жалуйте, клиентов, и ваша клиентская база увеличится за счет их родственниками и соседей, которых им порекомендуют довольные клиенты, работающие с вами. Но если недоволен один, это также может вызвать сарафанное радио. «Опыт, который люди приобрели, работая с вашей компанией, а затем, то что они слышат от друзей и членов семьи влияет на их восприятие и вероятность иметь деловые отношения с компанией. Поймите, что важно для клиентов. Скорость и доступность услуг являются универсальными истинами. Улучшение обслуживания клиентов — начинается с ваших сотрудников. Наиболее важные лица в схеме обслуживания клиентов является менеджер, так как текучесть кадров напрямую управляется руководителем. Другими важными качествами являются сопереживание, последовательность и терпение. Опыт имеет жизненно важное значение, но это может быть палка о двух концах: слишком много, и представитель может показаться педантичным или снисходительным; слишком мало, и представитель не будет знать, как обращаться в деликатных ситуациях. Улучшение обслуживания клиентов: Используйте Интернет инструменты для персонализации помощи Ваш веб-сайт, как правило, первое знакомство клиентов с вашей компанией, так что ваша домашняя страница должна быть удобной для пользователей.

Каждый новый день дает вам возможность двигаться вперед. Вы можете улучшить свой бизнес на нескольких фронтах: за счет увеличения прибыли, сокращения потерь, получить больше клиентов, расширение рынков.

1. Определите Ваши основные ценности Какая ваша миссия? Что делает ваш бизнес ценным больше всего?

2. Правильные люди Оценивайте потенциал нанимаемых людей и их совместимость с основными ценностями и корпоративной культурой. Задавайте определенные вопросы в интервью, которые сосредотачиваются на верности, страсти к своей работе, умении общаться и работать с другими людьми. Эти черты могут иметь значительное воздействие на производительность труда и слаженность ваших сотрудников.

3. Постройте систему доверия и подотчетности Ваши сотрудники должны знать, что вы уважаете их, и доверяете их способностям. Начнем с расширения прав и возможностей квалифицированных сотрудников для выполнения ими доли в принятии решений, затрагивающих компанию. Небольшое количество дополнительной ответственности показывает вашу уверенность. Если ваши сотрудники сделали ошибку, привлеките к ответственности — не наказывая их за неудачи, но, анализируя ошибки. Четко определите, что пошло не так, как это исправить, и как удостовериться, что это никогда не повторится. Доверие и ответственность выходит за рамки взаимодействия сотрудников, очень важно и отношения с клиентами. Если ваш бизнес не является честным со своими клиентами, это может повредить отношениям сотрудникам к клиентам. Учитесь на ошибках и держите свои обещания.

5. Награда Люди обычно хорошо реагируют на заслуженную похвалу и приобретают мотивацию продолжать делать хорошую работу, которая поддерживает основные ваши ценности компании. Лучший способ для Вас, чтобы использовать этот факт для создания стимулов производительности, которые вознаграждают сотрудников, когда они достигают цели. Награда не должна быть денежная — Вы можете альтернативно предлагать маленькие, уникальные привилегии, такие как лучшее место для парковки или почетное звание (например, «Работник месяца»). Сила и жизненность вашей корпоративной культуры сводится к вашим сотрудникам, которые делают работу, способствующая развитию ваших основных ценностей. Это позитивное отношение будет распространяться на все- улучшение отношений с клиентами, получая новый заказ, и улучшения вашего бренда, воспринимаемого людьми за пределами вашей компании.

Как улучшить моральный дух компании, не тратя денег

Боевой дух компании является ключевым показателем удовлетворенности сотрудников. Налоговые льготы имеют решающее значение при привлечении талантливых работников. Тем не менее, не денежное вознаграждение остается решающим ресурсом, который влияет непосредственно на улучшение морального состояния компании.

1. Определите, что мотивирует сотрудников с помощью опроса в таких областях, имеющих значение в развитии карьеры: лидерство, похвала, признание, статус, задачи благоустройства, и руководство других.

2. Свяжите видение компании и ее миссии подключив индивидуальные цели сотрудников. Создайте атмосферу, которая выражает искреннюю заботу о сотрудниках. Попросите сотрудников принести фотографии, краткие рассказы и памятные вещи. Жизнь работника и общего благополучия вписывается в большие цели, миссии и видение компании.

3. Прививайте чувство уверенности в способности компании предоставлять ресурсы для сотрудников, чтобы добиться успеха.

4. Выделите достижения и истории успеха сотрудников, разместив их на видном месте.

5. Покажите пример. Модель поведения, которые вы ищете в Ваших сотрудниках.

6. Содействуйте открытому общению в направлении достижения своих целей.

7. Повышайте уровень ответственности. Ставьте четкие цели для выполнения. Будьте готовы объяснить своим сотрудникам, как достичь цели. Будьте доступны для сотрудников. Помогите им выявить проблемы, работая вместе, чтобы преодолеть препятствия и объяснить, как достичь личного успеха. Поощряйте сотрудников проявлять инициативу решая проблемы и приветствуя их вклад.

Будьте изобретательны, создавая продуктивную и интересную среду для работы. Напечатайте плакаты с вдохновляющими высказываниями и разместите их на заметных местах.

1. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают, что вы ожидаете от них. Сотрудники, которые понимают, что именно от них ждут гораздо более удовлетворены и продуктивны, чем сотрудники, которые должны догадаться, что нужно, чтобы успешно завершить свою работу.

2. Улыбки. Улыбки заразительны, если вы улыбаетесь, ваши сотрудники тоже улыбаются. Верно и обратное. Если вы проводите свой день с гримасой на лице, ваши сотрудники будут перенимать ваши кислое настроение.

3. Обеспечьте положительное признание. Сотрудники должны услышать, что они делают хорошую работу для того, чтобы продолжать делать хорошую работу.

Опросы показывают, что многие сотрудники более мотивированы, их работу ценят, признавая высокую оценку, чем на повышение оклада или дополнительные поощрения.

4. Позвольте вашим сотрудникам уйти раньше по случаю, если они заканчивают свою работу раньше. Некоторые сотрудники не хотят идти домой, и это нормально.

5. Сделайте рабочую среду веселой. Например, конкурсы отлично поднимают настроение и, как следствие, продуктивность работы. Рано или поздно люди перестанут бояться работы. Повысить мотивацию и лояльность компании можно сделать, внедрив менее жесткий график, привязав время работы к результату. Сотрудник может чувствовать ответственность за продуктивность использования своего времени.

Определите, что ваша компания может предложить для улучшения рабочей среды. Материальные стимулы, дополнительное обучение и другие льготы повышают производительность труда.

1. Узнайте, что мотивирует ваших сотрудников. Дайте им возможность сделать самооценку, чтобы увидеть, что мешает производительности на рабочем месте. Возможно, условия труда нуждается в совершенствовании (скорость интернета, наличие или отсутствие важных для работы приборов и т.д.).

2. Создание эффективных изменений в кратчайшие сроки может повысить производительность без каких-либо других расходов. Добавление новых ресурсов, гибкого времени, образование людей также важные составляющие мотивации и производительности.

3. Уберите неэффективные ресурсы. Это может быть оборудование или люди. Иногда плохое оборудование или плохой работник может создать менее желаемых результатов от деятельности. Обновите инструменты, которые являются существенными для производственного процесса, или замените работника, который отказывается соответствовать стандартам, установленным руководством. Улучшив окружающую среду, вы можете изменить конечный результат в вашу пользу.

Работодатели могут повысить производительность труда среди рабочих, улучшив условия труда и устранив препятствия, которые мешают работникам проявлять свои лучшие качества. Руководство должно обеспечить работников инструментами, необходимыми для выполнения своих обязанностей.

Построение команды

Такие события, как корпоративные вечеринки или прогулки улучшат моральный дух работников и позволят сотрудникам лучше узнать друг друга вне офиса. Отношения, построенные за пределами компании могут повысить командный дух на работе. События и мероприятия также улучшают удовлетворенность сотрудников, которые могут привести к повышению производительности.

Связь

Чтобы поощрять работников, руководство должно сообщить свои цели сотрудникам. Регулярные встречи помогут поддерживать ясное видение целей сотрудников. Рабочие без четкого понимания целей компании имеют меньше шансов работать в направлении их удовлетворения.

Сотрудник признания

Менеджеры и руководители могут мотивировать работников, поощряя и стимулируя их для достижения целей. Похвала работников за хорошо выполненную работу поможет вдохновить работников прилагать все усилия. Этот сотрудник также может вдохновить других работников для продуктивного достижения целей. Денежно-кредитная и другие стимулы, также являются хорошим способом повысить продуктивность.

Окружающая среда

Рабочая среда может играть большую роль в производительности среди рабочих. Расположение офиса должна быть эффективной и позволять работникам выполнять свою работу без препятствий или помех. Кроме того, предоставляя рабочим место в офисе, например, личный стол поощряет чувство принадлежности, которое может улучшить моральный дух и удовлетворенность работников. Улучшение морального духа и удовлетворение от работы приводит к повышению производительности.

Ограничение времени общения как среди сотрудников, так и в Интернете может повысить вашу производительность. Трудно быть продуктивным в современном мире, где отвлекающие детали и ситуации идут от телевидения до Интернета до домашнего компьютера и смартфона. Прибавьте к этому традиционные отвлекающие факторы — семьи, детей, друзей и коллег, и это удивительно, что мы можем сделать что-нибудь в кратчайшие сроки. К счастью, есть меры, которые Вы можете предпринять, чтобы подавить отвлекания и повышения производительности. Избавьтесь от «воров времени». Выключите телевизор, выйдите из вашей электронной почты, выйдите из социальных сетей и других сайтов, таких как Твиттер и Facebook, прекратите бездумный серфинг сайтов и блогов. Интернет можно рассматривать как большой объем полезной информации или основной расточитель времени, в зависимости от того, как вы его используете. Если вы сможете полностью отключиться от Интернета, сделайте это. Если ваша работа, с другой стороны, требует использование интернета для ответов на электронные письма или исследований, ограничьте использование социальных средств массовой информации и чтения не нужной для работы литературы и газет. Найдите тихое место, чтобы выполнить Вашу работу. Шум и движение может быть отвлекающим. Без отвлечения может быть более тихое место, например, публичная библиотека или ваш собственный домашний офис.

Общение на рабочем месте

Беседа с сотрудниками на кофе-брейк это хорошо, но постоянные отвлекания на личную электронную почту, текстовые сообщения, мгновенные сообщения или посетителей может быть пагубным для вашей производительности. Сообщите сотрудникам, чтобы не беспокоили вас в течение определенных часов, в которые вы должны быть более продуктивным. Сообщите об этом друзьям и семье.

Организованность

Организуйте свой стол, чтобы избавить его от беспорядка, который может сделать вас рассеянно. Убедитесь в том, чтобы вспомнить, где у вас все лежит, вплоть до скрепки, ручки и тетради. Без беспорядка на рабочем месте поможет сделать вас более продуктивным. Не забудьте также организовать свое время. Отмечая важные встречи и сроки проекта на календаре поспособствует вашей производительности и позволит видеть конкретные цели.

Стимулирования

Сформируйте систему вознаграждения самого себя за достижения. Например, если 10-страничный документ должен быть представлен вами в течении двух недель, и вы хотите чтобы это было сделано в срок, создайте стимулы, чтобы написать хотя бы одну страницу в день. Стимулом может быть время, проведенное на любимом сайте после завершения написания страницы за этот день, или это может быть, фильм или встреча с друзьями. Награждение себя за ваш тяжелый труд увеличит ваши шансы быть продуктивным.

Ключ к повышению креативности в любой организации - начать действовать как креативная организация. Если бы вы хотели стать художником, то рисовали бы каждый день. Возможно, вы не станете вторым Винсентом Ван Гогом, но точно превзойдете того, кто никогда даже не пытался рисовать. Точно так же и в вашей организации: вы станете более творческим коллективом, если начнете творчески мыслить. Ниже приведены 15 советов, которые помогут вам и вашим коллегам стать более креативными уже сегодня.

1. Раз в день

Попросите каждого человека ежедневно совершенствовать один из аспектов своей работы. В конце дня коллеги должны встретиться и обсудить, что они сделали в этот день по-другому и лучше, чем это было накануне.

2. Доска для мозгового штурма

Повесьте «доску объявлений» на видном месте в офисе и попросите коллег использовать ее для новых идей. Напишите на цветной карточке тему или проблему и прикрепите ее в центре доски. Рядом положите листочки белой бумаги, которые сотрудники смогут использовать для обнародования своих мыслей по заданной теме. Например, если в вашей компании есть трудности с завершением конкретной сделки, опишите ситуацию на цветной карточке, разместите ее на доске и попросите людей публиковать свои идеи и предложения.

3. Лотерея идей

Ежемесячно проводите «лотерею идей». Каждый раз, когда у сотрудника появляется креативная идея, он получает лотерейный билет. В конце месяца обсудите идеи с командой, а затем тяните билет. Если номер на чьем-либо билете совпадает с вытянутым билетом, то он получает приз. Если никто не выиграл, удвойте приз в следующем месяце.

4. Уголок креатива

Выделите в офисе область для творческого мышления людей. Пусть там будут книги, видео о творчестве, обучающие игры и материалы для рукоделия (например, модельная глина). Вы могли бы даже украсить этот уголок фотографиями сотрудников в детстве, чтобы показать, что все мы рождаемся непосредственными и творческими.

5. Символы креативности

Попросите коллег поставить на своих рабочих столах предметы, которые выражали бы их личные представления о креативности в бизнесе. Например, хрустальный шар может символизировать стремление к будущим сделкам, баночка с кетчупом Heinz может представлять собой личную цель и 57 новых идей о том, как сократить расходы, а набор кабелей может символизировать переход от от идеи к результату.

6. Совместный обед

Еженедельно обедайте с тремя-пятью коллегами и делитесь друг с другом творческими задумками. Пусть все предварительно выполнят домашнее задание. Например, прочитают книгу о творчестве. Каждый участник встречи может прочитать лишь одну главу, а за обедом рассказать как творческие приемы можно применить в работе.

7. Блокнот блестящих идей

Пусть у каждого сотрудника будет записная книжка, назовем ее «Блокнотом блестящих идей». Попросите коллег каждый день записывать по три идеи о том, как можно улучшить работу. В конце месяца соберите записные книжки, отсортируйте идеи и вынесите наиболее интересные из них на обсуждение.

8. Неделя глупых идей

Сделайте творческий процесс как можно более веселым. Устройте «Неделю глупых идей» и проведите конкурс на самую глупую идею. Вывешивайте записки с ними на «доске объявлений» и проведите церемонию вручения награды победителю. Такие мероприятия поднимают корпоративный дух, и вы можете заметить, как глупые идеи стимулируют появление действительно стоящих.

9. Творческий комитет

Создайте «комитет креативности», состоящий из ваших коллег-добровольцев. Основной его целью будет выяснение, обсуждение и реализация идей сотрудников. Комитет может вести учет на графике в виде термометра, а компания должна награждать сотрудников в соответствии с объемом и качеством творческого вклада.

10. Зал славы

Превратите офисный коридор в «Зал славы сотрудников». Разместите там фотографии тех, чьи идеи были реализованы. Пусть снимки сопровождает информация о человеке и о том, как его идея повлияла на компанию.

11. Левое и правое полушария мозга.

Во время мозгового штурма разделите коллектив на две половины: тех, кто мыслит рационально (левое полушарие мозга) и тех, кто мыслит интуитивно (правое полушарие мозга). Попросите представителей «левого полушария» высказывать практичные, привычные и логичные идеи. «Правое полушарие» пусть расскажет о странных, нетрадиционных и нелогичных идеях. Затем объедините группы и обсудите идеи.

12. Квоты на идеи

Американский изобретатель и предприниматель Томас Эдисон обеспечил продуктивность мышления, назначив квоты на идеи для себя и своих ассистентов. Его личная квота была - одно незначительное изобретение каждые 10 дней и крупное изобретение каждые полгода. Способ гарантировать творческий подход к работе - дать каждому сотруднику квоту, скажем, в пять новых идей за неделю.

13. Проходной билет

Требуйте от всех сотрудников, чтобы они приносили одну новую идею, что станет их билетом на любое мероприятие. Идея должна быть сосредоточена на некотором аспекте их работы и том, как можно улучшить то, что они делают.

14. Меняйте «Да, но…» на «Да, и…»

Когда кто-то предлагает свою идею, многие из нас испытывают искушение сказать «Да, но…». Чтобы изменить это настроение, каждый раз, когда кто-то говорит «Да, но…», нужно, чтобы человек изменил эту формулировку на «Да, и…», продолжив развивать идею коллеги.

15. Три варианта

Сотрудники не должны тратить время на размышления о причинах, по которым что-то не может работать или не может быть выполнено. Вместо этого они должны подумать о том, как заставить это работать, и сделать это. Попросите сотрудников подумать о трех целях или задачах, которые, по их мнению, не могут быть выполнены. Затем попросите их найти три способа выполнения каждого из них. И сделайте то же самое.

16. Свежий взгляд

Американский вирусолог и разработчик первых вакцин против полиомиелита Джонас Солк сделал обычной практикой проводить групповые собрания с мужчинами и женщинами с разными навыками и рабочими обязанностями. Он чувствовал, что это помогает генерировать новые идеи, которые не могли возникнуть в головах людей, занятые только в одной сфере. Пригласите людей из других отделов на свои мозговые штурмы и спросите их, как они решили бы стоящие перед вами проблемы.

И последнее. Не забывайте благодарить людей за их идеи. Создайте свои собственные открытки с надписью «Спасибо за отличную идею» и дарите их коллегам. Попросите генерального директора лично подписывать каждую открытку, выражая свою признательность.

Перевод: издательство «МИФ»

Для успешного проведения и выполнения инициатив по улучшению процессов, руководитель проекта может осуществить десять основных мероприятий:

1. Выбор правильного направления деятельности для улучшения.
2. Начать проект с постановки задач, определения видения, целей и сферы действия.
3. Использование каркасов (фреймворков) процесса.
4. Использование гибких методов.
5. Сбор идей и предложений от сотрудников и менеджеров.
6. Создание карты процесса «как есть» и «как должно быть».
7. Бенчмаркинг процесса «как есть»
8. Построение управление знаниями внутри процесса.
9. Понимание, когда возможно решить проблему без ИТ-поддержки.
10. Получение поддержки организации.

В следующих разделах мы рассмотрим все десять мероприятия подробно.

1. Выбор правильного направления деятельности для улучшения.

Хотя каждая часть бизнеса, скорее всего, выиграет от проекта по улучшению, некоторые процессы все-таки будут иметь больше выгоды, чем другие. Однако, особенно важно, чтобы первая выбранная область имела потенциал для получения значительной выгоды. Многие успешные проекты по улучшению процессов потерпели неудачу только потому, что отдача от инвестиций была не такой большой, как первоначально предполагалось.

Выбор большой, сложной области для первого проекта не очень хорошая идея, поскольку в таком случае значительно увеличивается риск неудачи. Существует высокая вероятность того, что вашей команде не хватит энергии и денег до завершения проекта. Поэтому очень важно, «научиться ходить до того как начать бежать».

Тщательный выбор первого проекта по улучшению процесса позволит вам быстро реализовать преимущества. Полученный положительный эффект создаст импульс для осуществления дальнейших проектов по улучшению процессов.

Несколько советов:

• Выберите заметный бизнес-процесс с потенциалом получения быстрой и большой выгоды.
• Не выбирайте бизнес-процесс, который страдает от «политических» проблем.
• Не выбирайте слишком большой или сложный процесс
• Выберите процесс, владелец которого действительно компетентен и заинтересован в результатах улучшения.

1. Начать проект с постановки задач, определения видения, целей и сферы действия.

Процесс улучшения следует рассматривать как проект, а не как повседневную деятельность. Организации, которые рассматривали процесс улучшения, как что-то обременяющее сотрудников в их повседневной деятельности, не достигли успеха в совершенствовании, и, как правило, никогда не видят достойных результатов.

Начав с хорошо написанных, четко определенных задач, видения и объемов проекта, вы гарантируете, что команда проекта и заинтересованные стороны имеют одинаковое понимание его результатов. Процесс улучшения должен быть определен в качестве проекта со следующими атрибутами:

• постановка задачи
• четкие, измеримые цели такие как "сокращение жалоб потребителей на 10 процентов» или «уменьшение времени обработки на 2 дня";
• четко определённая сфера действия;
• четкий план того, кто, за что отвечает и в какие сроки;
• правильно выделенные ресурсы (люди и деньги).

1. Использование каркасов (фреймворков) процесса

Сегодня глобальные компании сталкиваются с беспрецедентным количеством изменений. Технологии размыли границы между бизнес-сегментами, позволяя амбициозным компаниям выйти в новые отрасли с предложениями, меняющими правила игры. В мире финансовой нестабильности, транснациональные корпорации развивающихся рынков имеют достаточно сил, опыта и охват доли рынка, представляя большую угрозу для существующих игроков.

Достижения в области управления бизнес-процессами (BPM), программное обеспечение, инструменты, подходы и модели выполнения процессов обеспечивают бизнесу большую гибкость, для того чтобы оставаться конкурентоспособными даже в изменяющихся условиях. Эти изменения позволили организациям стать более гибкими и улучшить ключевые бизнес-процессы в соответствии с изменяющимися условиями, используя стандартные отраслевые и функциональные наилучшие практики.

Поддерживайте процесс анализа, проектирования и моделирования деятельности для инициатив улучшения процесса, каркасов и эталонных моделей. Начиная с каркаса процесса или эталонной модели, вы можете значительно ускорить мероприятия, обеспечивающие профессиональный анализ, базирующийся на прочной основе. Каркас помогает организации в трех ключевых областях: бенчмаркинг, управление контентом, а также определение бизнес-процессов. Ценность использования каркаса процессов состоит в сэкономленном времени, которое бы потратила команда по проектированию процессов на разработку собственных моделей процесса и их согласования со всеми заинтересованными сторонами.

Существует целый ряд моделей процессов, включая фреймворки, разработанные Accenture, APQC, SAP, Supply Chain совет, Telecommunications Management Forum, а также Value Chain Group. APQC"s Process Classification Framework (каркас классификации процессов), разработанный в 1992 году, является особенно полезным инструментом бизнеса, используемым в различных отраслях по всему миру. На эти фреймворки обычно ссылаются в бизнес-книгах, они также включены в многочисленные методики консалтинга для улучшения процессов и реинжиниринга, и переведены на многие языки, включая японский, китайский, испанский, польский и португальский языки.

Бенчмаркинг и измерение процессов, без использования каркасов процесса или эталонной модели, как правило, стоит слишком дорого. Использование каркаса процесса или эталонной модели в качестве общего языка снижает усилия, необходимые для проведения сравнительного анализа деятельности. Внутренне, организациям необходим единый способ, чтобы описать работу таким образом, чтобы ее можно было бы последовательно и неоднократно измерять. Внешне, организации нормализируют внутренние процессы в соответствии с каркасом или эталонной моделью, и, в зависимости от целей, стандартизируют определения в каркасе для обеспечения возможности сравнения процессов в рамках организации.

Деятельность по управлению контентом базируется на общей систематике. Использование каркаса процесса или эталонной модели в качестве основы для систематики управления контентом поможет компетентным менеджерам быстро достичь консенсуса между различными заинтересованными сторонами, даже если структура эталонной модели не точно соответствуют существующим моделям процессов предприятия. Каркас процесса или эталонная модель выступает в качестве интерфейса между способом организации контента и способом выполнением работ. Бизнес-аналитикам и командам по улучшению процессов следует со всей ответственностью подойти к использованию каркаса процессов с самого начала.

1. Использование гибких методов.

Самый лучший способ для управления проектом по совершенствованию процессов заключается в применении гибких методов развития. Разбейте проект на мелкие итерации фиксированной длительности (от двух до четырех недель). Материальные результаты должны быть получены в рамках каждой итерации. Работы, выполняемые в каждой итерации, должны быть расставлены по приоритетам, и команда проекта должна сосредоточить свои усилия в первую очередь на задачах высокой важности. Анализ проделанной работы должен проводиться в конце каждой итерации, чтобы сделать выводы и осуществить улучшения в следующей итерации.

1. Сбор идей и предложений от сотрудников и менеджеров.

Часто руководители проектов по совершенствованию собирают вместе определенное количество менеджеров для рассмотрения процесса. Консультант представляет на доске различные карты процесса, и надеется, что чудесным образом, собравшиеся разработают новый процесс. На практике это просто не работает. Сборы менеджеров имеют свое место, но их зачастую лучше использовать в начале проекта по улучшению процесса, для создания бизнес-процессов верхнего уровня и отражения объема проекта. Они также полезны в проекте в дальнейшем для детализации моделей существующих процессов, а также для определения и согласования улучшений. Другие методы, такие как интервью, наблюдения, моделирования, имитации и тестирования, скорее всего, необходимы для достижения поставленных целей.

Плохая идея для проектов совершенствования процессов собирать идеи и предложения, только основываясь на знаниях менеджеров. Менеджеры играют важную роль в проектах по улучшению бизнес-процессов, но главными являются те, кто выполняют работу, поскольку именно они фактически выполняют бизнес-процесс день за днем и знают его проблемы и обходные пути. У них часто есть хорошие идеи по улучшению существующих процессов. Слушая их, вы сохраняете их вовлеченность, и облегчаете внедрение изменений. Менеджеры часто имеют представление о бизнес-процессе, которое не отражает нынешней ситуации (иногда, ссылаясь предыдущий практический опыт многолетней давности).

Члены команды проекта по улучшению процессов должны наблюдать рабочих в их повседневной деятельности. Полагаясь на информацию, которую вам просто рассказывают сотрудники о своей деятельности, вы рискуете потерять большие куски процесса. Не редко люди только рассказывают только "идеальную картину дня", когда все идет хорошо. Наибольшие улучшения, часто связанные с устранением или уменьшением количества ошибок и ликвидацией обходных путей. После подготовки детальной модели существующего процесса, ее также необходимо рассмотреть с работниками для выявления возможной эффективности и улучшений. Рабочие часто имеют отличные идеи для улучшения процесса, и получение их вовлеченности очень важно.

За редким исключением, современные менеджеры тратят большую часть своего времени, реагируя на проблемы и критические ситуации. Такое управление часто называют кризисным. Проекты по улучшению процессов должны тратить значительные усилия, работая с менеджерами, чтобы определить, какая информация требуется менеджерам для управления процессом. Используя эту информацию, команда по улучшению должна помочь руководителям выйти из кризисного режима управления, чтобы они могли сосредоточиться на эффективном управлении операциями.

Команда проекта по улучшению должна быть уверенна, что она имеют полное представление о том, как этот процесс работает и всю информацию, необходимую для управления и мониторинга процесса. Затем команды могут определить лучший метод для предоставления своевременной информации менеджерам, что позволит им перейти от реактивного к проактивному управлению и, в конечном счете, к интеллектуальному управлению. Эти изменения значительно повысит зрелость управления, и обеспечат в организации длительный непрерывный и устойчивый рост производительности.

1. Создание карт процесса «как есть» и «как должно быть».

Многие бизнес-процессы, сегодня находятся в плачевном состоянии. Процессы разбиты по отдельным функциональным подразделениям и страдают от многочисленных передач работ внутри организации. Передачи являются источником работ, не создающих ценность, вызывают задержки, ошибки, и отсутствие гибкости. Результаты передач работ следующие:

• люди, вовлеченные в процесс, не понимая его от начала до конца;
• процессы или подпроцессы остаются невидимыми, не измеряемыми, и неуправляемыми;
• отсутствие подотчетности и ответственности за управление конечным результатом,
• различные подразделения или отделы смотрят друг на друга с подозрением.

Создание карт процессов - метод, позволяющий основательно изучить и понять бизнес-процесс. Карты процессов используются для получения представления о текущей ситуации («как есть»), а также для документирования идеального состояния ("как должно быть"). Деятельность, определенная в ходе отображения процесса выявляет взаимосвязи между ресурсами, товарами и услугами, производимыми и поставляемыми клиентам. Карта процесса должна обеспечить детальную картину бизнес-процесса, что способствует существенным улучшениям. Карты процессов являются ключевым инструментом для анализа производительности и для понимания клиентов и отношения с поставщиками.

1. Бенчмаркин процесса «как есть»

Организации используют бенчмаркинг , чтобы оценить свою деятельность в сравнении с другими организациями. Сравнения могут быть с такими же организациями в подобных или аналогичных отраслях или с организациями мирового класса в других отраслях или иных размеров. Сравнительный анализ дает информацию для выявления возможностей для улучшения, понимание того, что нужно срочно менять, а также механизмы для поиска новых путей улучшения бизнес-процессов.

Чтобы сократить расходы, увеличить доходы, скорость доставки, и повысить степень удовлетворенности клиентов, компании должны применять сравнительные данные к своим процессам. Сравнение должно быть тесно связано с ценовым предложением организации, основными ценностями, стратегией, целями, задачами, тактикой и действиями. Бенчмаркинг может помочь организации достичь совершенства операционной деятельности.

1. Построение управления знаниями внутри процесса.

Управление знаниями обеспечивает более эффективный процесс улучшения. Исследования APQC показывают, что для извлечения максимальной выгоды из управления знаниями, организации должны не только внедрять инструменты и подходы для обмена знаниями, но и внедрять их повседневную работу сотрудников. Персонал должен рассматривать поиск и обмен знаниями как часть своего рабочего процесса, а не как отдельную дополнительную деятельность. То есть, чтобы управления знаниями были эффективными, они должны быть интегрированы в бизнес-процессы.

Фокус на управлении знаниями является следующим логическим шагом организации, и позволяет собрать весь интеллектуальный капитал и основную память организации. Управление знаниями позволяет найти нужную информацию нужным людей в нужное время. Предприятия конкурируют на основе капитала знаний. Знания в области бизнес-стратегии, операций и процессов в сочетании с навыками и опытом, основанном на знаниях сотрудников, позволяют организациям более эффективно обслуживать клиентов и быть конкурентоспособными. Все проекты по улучшению процессов должны включать в себя развитие возможностей управления знаниями.

1. Понимание, когда возможно решить проблему без ИТ-поддержки

Многие менеджеры и команды по улучшению процессов по-прежнему считают, что приобретение последних и самых дорогостоящих ИТ-системы является чудодейственным средством, решающим все проблемы. Тем не менее, следует отметить, что хорошо продуманные бизнес-процессы, поддерживаемые простой и недорогой автоматизацией, как правило, гораздо более эффективны, чем неэффективные бизнес-процессы, поддерживаемые большими, дорогими корпоративными системами.

Важно понимать, что многие процессы могут быть успешно улучшены без ИТ вообще. Например, обратив внимание на перечисленные ниже моменты, вы можете значительно изменить эффективность процесса без огромных инвестиций в ИТ-инструменты.

• Сокращение числа передач между людьми и подразделениями.
• Предотвращение потерь.
• Устранение деятельности, не добавляющей ценность.
• Использование менее дорогих ресурсов для осуществления деятельности.
• Изучение причин ошибок (например, предоставить бланки, которые проще заполнять клиентам, что должно уменьшить количество неправильно заполненных бланков).
• Создание процедур обеспечивающих единое выполнение процесса всеми сотрудниками.

Конечно, ИТ-инструменты могут помочь с любым из этих видов деятельности, но они не дадут никакого результата, пока организация не решит основные проблемы. ИТ-инструменты должны дополнять и поддерживать деятельность по улучшению в организации, но они не должны быть в центре улучшения.

1. Получение поддержки организации.

Без поддержки внутри всей организации, проекты по улучшению процессов почти всегда обречены на провал. Просто назначенный новый способ работы срабатывает редко и часто приводит к сопротивлению сотрудников. Это сопротивление очень усложняет работу команды проекта по внедрению нового процесса, и обычно приводит к тому, что сотрудники лишь делают вид, что все изменилось, но продолжают работать так же, как и раньше.

Правильное организационное участие является одним из самых важных ключей к успешному улучшению процесса. Выполнение следующих действий значительно увеличит ваши шансы на успех:

• Спросите у работников их мнения и идеи по улучшению.
• Объясните сотрудникам, почему все нужно менять (рассуждайте, показывая им сравнительные данные).
• Будьте открытыми и честно отвечайте на вопросы и проблемы.
• Информируйте сотрудников на протяжении всего проекта.
• Привлекайте сотрудников к участию в проектной команде по улучшение процесса.

Заключение

Эти десять ключей к совершенствованию процессов зависят от комуникации, понимания, и принятия обоснованных решений. Механизмы и инструменты, такие как APQC"s Process Classification Framework и Enfocus Requirements Suite ™ помогают организациям выполнять эти задачи, но они не могут заменить человеческий труд по изменению процессов и, в конечном счете, организационную культуру . В этой статье представлены десять основных мероприятий, которые помогут вам достичь целей по совершенствованию процессов.

Материал подготовлен Андреем Гариным
по материалам зарубежных изданий
http://www.сайт/

13.05.2008 04:51

Пять правил, как улучшить производство

Искать возможности, как улучшить производство, улучшать условия труда, повышать эффективность эффективности выполнения операций и пр. нужно каждый день. Если Вы задумались над внедрением системы постоянного совершенствования, рекомендую учитывать следующее.


1. Наберитесь терпения, ведь Вам предстоит не просто решить проблемы на отдельных участках, а постепенно изменить менталитет работников.


2. Не жалейте ресурсов, и если есть возможность нанять специалиста, который знает, как улучшить производство и внедрить бережливые технологии, лучше взять его, чем надеяться сделать все самим по книжкам.


3. Каждый день напоминайте сотрудникам, что проект жив, и показывайте реальные изменения, повышайте вовлеченность работников в процесс улучшений.


4. Внедрите систему в ежедневную работу персонала на всех уровнях, установите понятные правила. Например, нельзя допускать нового оператора станка к работе, пока он не пройдет тренинг по основам бережливого производства. Каждый сотрудник должен знать, что в конце смены нужно привести рабочее место в порядок и собраться у стенда для обсуждения результатов.


5. Не бросайте работу, когда решены наиболее насущные проблемы и кажется, что сделать лучше уже невозможно. Нужно приступать к исправлению мелочей - эта работа тоже принесет свои плоды.


Как контролировать систему улучшений и повысить вовлеченность работников в процесс 


1. Раз в две недели сотрудники представляют мне отчет о проделанной работе в соответствии с планом, выработанным с Генеральным Директором комбината и начальником производства.
2. Раз в полтора месяца я лично посещаю каждый комбинат и провожу совещание с местной рабочей группой и представителями других служб. Иногда в этом собрании участвует руководитель предприятия. Мы обсуждаем итоги работы, корректируем планы и т. п.

3. Раз в четыре месяца (для комбинатов, где с момента развертывания системы прошло более двух лет, - раз в полгода) на каждом предприятии проводится трехдневный аудит. Для проверки разработан специальный опросник. Например, мы предлагаем мастеру назвать и кратко описать каждый из элементов системы «5С» или же просим двух-трех рабочих ответить, когда проводился тренинг по «5С», что запомнилось.

В зависимости от ответов проставляем баллы и смотрим, на каком этапе находится внедрение системы постоянного совершенствования на данном комбинате: проект только начат, вошел в активную стадию или идет давно. В итоге предприятие попадает в зеленую, желтую или красную зону (в последнюю, правда, пока никто не попадал, хотя были случаи, близкие к пограничным). Затем я представляю результаты аудита директору проверяемого комбината, а также по запросу руководству компании. Директора других комбинатов также имеют возможность ознакомиться с результатами (по запросу).


Какие подходы повышают вовлеченность в работу и процесс постоянных улучшений сотрудников 


Если не стимулировать работу над улучшениями, сотрудники забудут об этой системе. Вот какие инструменты помогают нам поддерживать проект в активном состоянии.


Фабрика идей

Этот проект направлен на рядовых рабочих (хотя идею, разумеется, может предложить любой сотрудник), поэтому бланк для подачи идеи - бумажный. Сотрудники могут взять его со специального стенда, заполнить и опустить в ящик. Обычно таким образом мы собираем предложения по мелким улучшениям. Указав в бланке свои данные, автор идеи, кроме того, обязательно должен ответить на следующие вопросы:

• Какого результата Вы ожидаете после реализации идеи?
• Что Вы предлагаете сделать (опишите или нарисуйте Вашу идею)?

Обработка предложений. Отдел, ответственный за постоянное совершенствование, каждые несколько дней вынимает бланки из ящика и регистрирует их в общей электронной базе. Для обсуждения предложений на комбинате не реже чем раз в месяц собирается технический совет, куда входят представители производства, отдела безопасности труда и отдела по управлению персоналом. Авторы отклоненных идей получают объяснения, почему их предложения не приняты (например, реализация идеи «демонтировать ограждение, чтобы можно было ходить под строительной стрелой» может привести к несчастному случаю). Если предложение одобрено, назначается ответственный за его реализацию (обычно это специалисты технической службы и производства), а на следующем совещании совет оценивает проделанную работу. Довольно часто идеи возвращаются авторам на доработку: мы говорим, что проблема поставлена верно, но нужно подумать над способами ее решения.


Награда за идеи. Каждая принятая идея при обсуждении на совете получает баллы. В зависимости от их количества авторам предложений выплачивается премия: от 500 до 2 тыс. руб. (минус НДФЛ). Для сотрудника с зарплатой 20 тыс. руб. даже 1000 руб. будет хорошим стимулом. Однако надеюсь, что деньги тут не главное и людям важно внести свой вклад в работу предприятия и увидеть, что их идеи воплощены в жизнь. 


Стимулирование процесса подачи идей. Раскачать рабочих комбинатов было непросто. Мы рассказывали, зачем нужны идеи, проводили специальные встречи при открытии смены, уговаривали тех, кто высказывал идеи устно, изложить их на специальном бланке. После внедрения первых предложений рабочие поверили в проект, и дело сдвинулось с мертвой точки. Сейчас каждые четыре-пять месяцев мы обновляем на специальной доске фотографии авторов лучших идей и проводим торжественные собрания коллектива, на которых благодарим рационализаторов и поздравляем с получением заслуженной премии. Генеральный Директор лично жмет каждому руку. Если активность спадает, мы вновь приходим на собрания перед открытием смены и напоминаем про фабрику идей. В планах - установить KPI по количеству идей, поданных с каждого участка, в зависимости от численности персонала. Такой подход соответствует общепринятым мировым практикам. 


Специальный ярлык, напоминающий о системе улучшений 


Мы разработали ярлык для нашей системы постоянного совершенствования - ладони, бережно держащие яркий круг. Включаем его в рассылки, ставим на всех бланках фабрики идей, документах, стендах с производственными показателями, у которых рабочие собираются каждое утро перед открытием смены и получением заданий. Это хоть и маленький элемент, но он позволяет напоминать персоналу, что проект жив.


Конкурс на лучший проект группы 


Первый конкурс прошел по итогам 2012 и 2013 годов, следующий будет по итогам 2014-го. Все комбинаты представили лучшие проекты по совершенствованию разных процессов: от технических новшеств до организационных изменений. Сначала прошел отбор на уровне регионов, а в марте - финал на уровне группы. Его мы освещали всеми способами: через рассылки, доски объявлений, корпоративный портал, личные обращения директоров комбинатов. 


Как сравнивать проекты из разных сфер. В жюри вошло девять человек: Генеральные Директора комбинатов, Генеральный Директор группы, директор по операциям и я. Мы разработали свои критерии оценки проектов (см. таблицу). Однако сравнивать реконструкцию транспортера и разработку видеоинструктажа по технике безопасности оказалось довольно сложно. В итоге победил проект по введению электронного документооборота, потому что это решение может быть легко и практически без изменений внедрено на других комбинатах. В будущих конкурсах мы все же решили разводить производственные и организационные проекты, для чего ввели две номинации. Критерии оценки останутся без изменений.


Награждение предприятий-победителей. Победители получили кубки (награждали всех, кто вышел в финал). Дальше каждый комбинат сам принимал решение о поощрении работника, изначально предложившего идею. Денежный приз исключили сразу, поскольку считаем, что это создает неправильный идейный посыл. Кто-то вручил сертификаты в магазины, кто-то оплатил экскурсию во Владимир и пр.


Два примера реализованных улучшений 


Число переналадок станка за смену сократилось в 6 раз. На одном комбинате узким местом был станок, обрезающий продукцию. Размеров было два, и станок нужно было постоянно переналаживать с одного формата на другой. Сначала мы увеличили скорость переналадки, перераспределив обязанности между оператором станка и подсобными рабочими. Затем задумались, а почему вообще нужно столько переналадок. Выяснилось, что причина в элементарной неорганизованности при подаче заказов: сначала с небольшой пачкой продукции прибегает один человек, потом другой и т. д.


Решение нашли такое: сделали перед станком буфер продукции каждого формата. Теперь сначала обрабатывается один буфер; после того как он полностью разгрузится, оператор переналаживает станок и принимается за следующий. Одновременно заново загружают первый. Это позволило свести число переналадок за смену к пяти (раньше было 30), повысив производительность на 12% относительно исходной ситуации. Конечно, с точки зрения бережливого производства можно сказать, что наличие буфера - это потери. Однако таким образом нам удалось выровнять нагрузку при достаточной гибкости производства. Возможно, следующим шагом (когда-нибудь) станет замена одного большого станка двумя маленькими, работающими каждый со своим форматом. 


Объем несортированной продукции снизился в 7,5 раза. На том же комбинате была проблема межоперационных запасов остатков партий. Когда продукция выходит из пресса, количество листов может превышать число пачек, поэтому всегда есть остаток. На склад отдельные листы не сдаются (только доукомплектованные до пачки), а номенклатура (толщина, формат, сорт) достаточно широкая. Все отдельные листы откладываются в сторону. Завалы доходили до 300 м 3 , разобраться в кучах было невозможно. Продукция портилась, прогибаясь от веса. 


Сначала провели анализ, чтобы понять, какие позиции чаще всего попадают в «склад незавершенки». Для них с помощью разметки выделили места на полу - теперь пачки благодаря визуализации стали комплектоваться гораздо быстрее. Сейчас в таком виде одновременно хранится не более 40 м 3 отдельных листов. Мы планируем сделать систему стеллажного хранения, где листы «частых» сортов будут вставляться в нужные ячейки, и будет метка, по которой видно, что пачка собрана. Таким образом, мы добьемся и сокращения места для хранения, и еще большей прозрачности процесса.